Cosas a tener en cuenta al construir un sistema o espacio

O cuáles son las bases que deberías tener presentes en el proceso de construcción de cualquier sistema. (p.e en notion)

Hola, soy Adrián, y este es el espacio en el que, semanalmente, comparto una cápsula de conocimiento con aquel tema, idea o reflexión que más resuena por mi mente.

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Llevo bastante tiempo utilizando notion¹ a diario, y se me ha ocurrido hacer una serie de posts (no prometo que sean seguidos) en los que compartir el proceso de construcción de lo que yo llamo “centro de control“.

Pero no quiero adelantarme a los acontecimientos (ya te hablaré del centro de control en el siguiente post).

Hoy empezaré asentando las bases y las cosas que creo deberíamos tener en cuenta a la hora de empezar a construir un espacio o sistema (donde sea que lo vayas a construir y sea cual sea su objetivo).

Vamos allá:

Keep it simple

Como ya dije en este post, tendemos a complicarnos y a crear complejidad artificial.

Intentamos pasar de 0 a 100, de no planificarnos en la vida a intentar planificar nuestra vida al minuto.

No nos conformamos con tener un espacio que haga su función, queremos que haga maravillas, y queremos que las haga ya. En consecuencia, terminamos calentándonos la cabeza más de lo que debemos.

Te recomiendo, antes de nada, bajar a tierra el objetivo principal y los elementos que sí o sí quieres que formen parte del sistema, y una vez definidos, empieces a constrir.

Esto te permite no complicarte más de lo justo y necesario y tener en la mente que la función siempre prevalece a la forma.

Ahora sabes lo que debes hacer, deja de lado las minucias y empieza con lo mínimo indispensable.

No hagas copia-pega

Lo fácil al principio es limitarte a seguir un método, una plantilla o copiar al milímetro el sistema de otra persona.

Eso es un error, y creo que sería un milagro si finalmente terminara funcionándote sin siquiera hacerle un cambio.

A mi parecer, existen tantos sistemas como personas y mentes. (y yo no he conocido a dos personas iguales)

Y ojo, no estoy diciendo que no te inspires e incluso copies elementos de sistemas de otras personas, eso me parece genial (más aun al inicio).

El fallo creo que viene cuando nos limitamos a copiar sin aplicarle nuestro toque, sin “auditarnos“ y hacernos las cuestiones necesarias, y esto nos lleva al siguiente punto:

Audítate a tí mismo

Analiza la necesidad que intentas solventar con la construcción de tu sistema, define tus objetivos y desgrana tu forma de pensar.

Preguntas como…

• ¿Dónde encuentro fricción?

• ¿Qué pretendo conseguir?

• ¿Necesito llevar un registro recurrente?

• ¿En qué contexto visitaré este sistema?

… Te permitirán empezar a construir un sistema mucho más amoldado a tí mismo, a tu forma de pensar.

Y si no me quieres hacer caso a mí, házselo a Elena Madrigal, que ella sabe de verdad y me dijo lo siguiente cuando le pedí una recomendación para la construcción de un sistema:

No te puedo recomendar nada concreto porque dudo que haya una manera correcta de hacerlo, eh? cada vez estoy más convencida de que depende muchisimo de cada uno; sus necesidades, preferencias, hábitos… Te diría que te empieces por "auditarte" a ti mismo.

Piensa en la relación con los otros elementos del sistema

Ten en cuenta que un sistema está formado por muchos elementos interconectados entre sí.

Si empiezas a construir sin tener en cuenta las relaciones entre los elementos (P.e, que la documentación de hábitos necesitará un espacio específico en tu reflexión semanal) el sistema no cumplirá el objetivo o terminará muriendo más pronto que tarde.

Pregúntate antes de añadir cualquier nuevo elemento al sistema, cual es su relación con el conjunto y construye a partir de ahí.

Lanza antes de que esté perfecto

Spoiler: nunca lo estará.

Algo que me ha servido mucho es construir un sistema mínimo viable (mantenlo simple) y empezar a usarlo a sabiendas de que aún podría estar mejor.

Eso te permite ver en la práctica las partes que están mejorables, dónde encuentras una mayor fricción, qué funciona bien, etc.

Básicamente en vez de imaginarte cómo será el funcionamiento del sistema, estás comprobándolo tú mismo y haciendo los cambios pertinentes.

Al fin y al cabo, un sistema evoluciona contigo, no es estático; y si tú (y todos) no eres perfecto, el sistema tampoco.

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Ahora que ya hemos asentado las bases, en el siguiente post desarrollaré por qué quiero construir un centro de control, qué es y qué pretendo conseguir con ello.

Pd: quiero dejar claro que soy un mero aprendiz y principiante en la construcción de espacios y que todo lo que he comentado en este post lo he desarrollado a través de mi propia experiencia y errores. (espero que te sirvan)

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Gracias por leer Efecto Eureka.

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Nos vemos el próximo Domingo con una nueva cápsula de conocimiento.

1. Notion es una herramienta que se define a si misma como “the all-in one workspace for notes, tasks, wikis and databases“.

Yo la utilizo a diario para toma de notas, journaling, resúmen de libros, etc.

Si quieres aprender notion desde cero, te recomiendo mucho esta lista de reproducción de Elena Madrigal con la que me inicié yo hace ya un tiempo.